Folytatjuk sorozatunkat a DiSC stílusok prezentációs kihívásairól. Az előző epizódban a D (piros) viselkedési stílusú kollégákat vettük elő, most pedig rögtön áttérünk az ellenkező oldalra. Mi a helyzet az introvertált, kapcsolatfókuszú (S stílusú) személyekkel?
Minden viselkedési stílusnak vannak gyengeségei. Talán az S stílus mutat a legkönnyebben a többiekre, és mondja azt: „én nem vagyok olyan jó, mint ők, mások született előadók”. Ez nem igaz: minden stílusnak vannak erősségei, amelyek segítik a felkészülésben – de mások a buktatók. A mai adásban olyan helyzetekről fogunk beszélni, ahol meg akarod győzni a közönséget valamilyen változásról, vagy javaslatról.
1. Vedd számításba a közönséged
Ez minden előadó számára kulcsfontosságú, mindegy, hogy milyen stílusú, milyen témában ad elő. A hatásos előadók ezzel indítanak. Miért? Mert a kommunikáció az, amit a hallgató meghall. A hatásos előadás célja, hogy olyan formában adjuk át az információt, ami a HALLGATÓSÁG SZÁMÁRA a lehető legegyszerűbben érthető és befogadható.
S stílusú személyként szereted, ha a változás lassan jön el, ha egyáltalán eljön. Hallani szeretnéd a részletes indoklást, a magyarázatot, és sok-sok részletet arról, hogy miért lesz jó mindez a csapatnak. A többi stílust mindez kevésbé érdekli. Mire a bevezető végére érsz, a D és I stílusú személyek a hallgatóságodban már tízszer változtatták meg a véleményüket. Ha a normál tempódban beszélsz, és minden információt elmondasz, amit meggyőzőnek találsz, azzal csak felbosszantod a hallgatóságod jó részét. KISEBB lesz az esélye, hogy egyetértsenek veled, nem pedig nagyobb. Pont az ellenkezőjét éred el a stílusoddal, mint amit szeretnél! Épp ezért néhány dolgot érdemes máshogy csinálnod.
Ne csak a közönséged DiSC-profiljára gondolj! Sőt, ha változatos a közönséged (és a legtöbb esetben az), akkor nagyon nehéz lesz a DiSC-stílusuk alapján személyre szabni a prezentációdat. Ehelyett tedd fel a következő kérdéseket:
Mennyi embernek adsz elő?
Ez meghatározza, hogy mennyire lesz interaktív a prezentációd.
Mennyi konkrét tudással rendelkezik a közönséged a témában?
Ez meghatározza, hogy milyen mélységben képesek a részleteket megérteni.
Mennyi háttértudással rendelkezik a közönséged?
Ez meghatározza, mennyire hosszan kell felvezetned a témát, bemutatni a körülményeket.
Mire számít a közönség, miért vesz részt a prezentáción?
Ez meghatározza, mennyi időt tölts azzal, hogy irányítod a figyelmüket arra, amire szeretnéd.
Mit csinál még a közönséged a nap folyamán?
Egészen más közönségre kell számítanod, ha egész nap más előadásokat és prezentációkat néztek és hallgattak, mintha csak a tiédre ülnek be.
2. Tűzz ki egy határidőt
Miután megvan a prezentációd határideje, ragaszkodj hozzá, bármi is történik. Ha megpróbálod elhalasztani, az gyengeséget mutat, és ami még fontosabb: kényelmetlenséget okoz azoknak, akik úgy tervezték, hogy meghallgatnak.
S stílusúként valószínűleg sohasem érzed majd azt, hogy „elkészültél” a prezentációval. Úgy érzed majd, hogy nem gondolkodtál eleget a témán, nem beszéltél elég emberrel, vagy nem ismered elég mélyen a témát. Nem látod majd alkalmasnak az időt: mindig lesz egy ember a hallgatóságban, aki épp nyakig van valamilyen feladatban, épp összetűzésben áll egy ügyféllel, vagy nehéz napjai vannak otthon. Abban sem leszel biztos, hogy a megfelelő ajánlást teszed.
A titok: senki más nem felkészültebb nálad. Másnak sem alkalmasabb az idő. Más sem biztosabb az ajánlásában. Egy különbség van közöttetek: ők hajlandóak előrelépni (pedig ugyanannyira felkészültek, mint te), miközben te bizonytalan vagy és kényelmetlenül érzed magad. De a csapatnak szüksége van rád! Szüksége van olyan emberekre, akik számításba veszik a többiek érzéseit, akik átgondolják a javaslataik hatását, és a lehető legtöbbek gondolatait beépítik. Szeretnénk, ha hallanának téged! Az ötleteidet, gondolataidat, javaslataidat. Ha sohasem adod elő őket, akkor a szervezet nem hasznosíthatja őket, és ez mindenkit szegényebbé tesz.
Amikor közeledik a találkozó, határozd meg a tartalékjavaslatodat: mi a javaslatod legjobb alternatívája? Mielőtt bármibe belefognál, döntsd el, hogy mit szeretnél, és azt is, hogy milyen más eredménnyel lennél MÁR ELÉGEDETT. Amikor a többiek elárasztanak kérdésekkel, panaszokkal, ellenérvekkel, akkor támaszkodhatsz a tartalékodra. Nem kell mindenkinek megfelelned, és nem kell megelégedned egy olyan javaslattal, amit nem tartasz jónak. Döntsd el előre, hogy mi a mozgástered, és támaszkodj erre, ha az eredeti javaslatodat kiütik!
3. Tartalmi javaslatok
Van két tartalmi elem, amit a hallgatóságod keres majd a prezentációdban, és amelyeket te könnyen kihagysz. Ha beleteszed őket, azzal kifejezed, hogy mennyire fontos számodra a téma és a közönség. Talán nem veszik majd észre – de ha kihagynád őket, az mindenképp feltűnne. A két elem:
BLUF (a lényeget előre)
Tények
BLUF (a lényeget előre): A hallgatóságod extrovertált tagjai nem akarnak várni. Nem akarják megvárni, míg végigmész minden ügyfélszolgálati kérdőíven, mire meghallhatják az ajánlásodat. Azt szeretnék tudni először, hogy mit javasolsz. Ha bíznak benned, talán nem is akarják hallani az összes érvet, nem akarják megismerni a háttérsztorit. Ehelyett rögtön megkapod, amit szeretnél. Miért? Mert bíznak benned. Bíznak abban, hogy alaposan körüljártad a kérdést, hogy beszéltél a megfelelő emberekkel, és jó döntést hoztál. Nem akarják hallani az összes részletet. Minél kevésbé ismernek, annál inkább figyelni fognak a részletekre. Ha az ajánlásod furcsának találják, akkor kíváncsiak lesznek a részletekre – de csak azután, hogy látják, hogy HOVA lyukadtál ki.
Ezért akar a legtöbb felső vezető összefoglalókat (executive summary) az asztalán. Nemcsak azért, mert kevés idejük van, hanem azért, mert NEM AKARNAK túlságosan elmélyedni a témában. Ha kérdésük van, majd belekérdeznek.
Tények: A D és C stílusú hallgatóid a tényekre, a számokra, az üzleti logikára, a döntésed hatékonyságára kíváncsiak. Ha a számok a helyükön vannak, nincs szükségük további bizonyítékokra, ott és akkor döntést tudnak hozni, függetlenül attól, hogy másokra ez milyen hatást gyakorol. Ez nem azt jelenti, hogy érdektelenek vagy kemények másokkal szemben. Nem feltétlenül. Millió szempontunk lehet egy döntésnél, és ahhoz, hogy döntést tudjunk hozni, ezeket le fogjuk szűkíteni. A D és C stílusú hallgatóid a tényekre és adatokra szűkítik le ezeket – míg te az emberekre. A jó döntés mindkettőt számításba veszi, úgyhogy nem azt kérjük, hogy áldozd fel az embereket a számok oltárán, csak azt, hogy NE hagyd ki a logikus, üzleti érvelést. Győződj meg róla, hogy ezt is kiemeled a prezentációdban.
4. Így használd az előmelegített meetingeket
Az előmelegítés csak annyit jelent, hogy beszélsz azokkal, akiknek prezentálsz majd – még mielőtt megtörténik a prezentáció. Egy teljes adást szenteltünk a témának, de röviden: bemutatod a prezentációdat különböző embereknek, egyen-egyenként, hogy mit fogsz mondani és hogyan, majd hallgatsz a visszajelzésekre és beépíted őket. Nem azért, hogy mindenkit boldoggá tegyél, hanem azért, hogy hatásosabb legyen a prezentációd! Szeretnéd meggyőzőbbé tenni a hallgatóságnak. Ez egy sokkal elérhetőbb cél. Emlékezz a tartalékjavaslatra!
Az előmelegített meeting egy kiváló eszköz az S stílusú személyeknek. Egyrészt, jó vagy benne. Természetes erősséged! Másrészt, ellenőrizni tudod, hogy mennyire jól építetted be a javaslatainkat. Ha egy D stílusú hallgatód azt mondja: „Térj a lényegre.”, akkor tudod, hogy nem emelted ki eléggé a lényeget az elején. Ha egy I stílusú kolléga kérdezi: „Még hosszú ideig tart?”, akkor tudod, hogy túl sok részletet tettél bele. Ha a C stílusú hallgatód kérdezi: „Ezt honnan gondolod?”, akkor tudod, hogy tények, számok és adatok hiányoznak belőle.
Ha ezután beépíted a változásokat, az szinte garantálja, hogy a prezentáció napján tarolni fogsz. Nem lesz vita, nem lesznek kérdések, csak egyetértés.
5. Gyakorolj
Azt javasoljuk, hogy gyakorold el a prezentációdat. A gyakorlás segít abban, hogy tisztázd az üzeneted, és gyorsabb legyél, amit a D stílusú hallgatóid megköszönnek majd. A megfelelő szavakat mondod majd, akkor is, ha ideges vagy. Ha gyakorolsz, akkor élesben az emberekre figyelsz majd a tartalom helyett. Fel tudod venni a szemkontaktust, ahelyett, hogy a jegyzeteidbe temetkeznél.
A gyakorlás fáj. Mindenkinek fáj. A D stílus azt gondolja, hogy felesleges. Az I stílus szerint unalmas. A C stílusúaknak sosem lesz elég jó az anyag a gyakorláshoz. És az S stílus számára? Nos, kényelmetlen. Felállsz a többiek elé, és „megmondod nekik a tutit”? És még gyakorold is? Senki nem szeret gyakorolni, de neked különösen sokat segít, mert határozottabb és meggyőzőbb leszel tőle. Emeld fel a hangod, egy picit gyorsíts a beszédeden, és vedd fel a szemkontaktust.
Share this post