Hogyan vezess egy csoportot az üres laptól és a tanácstalanságtól az első lépésekig a jövő felé? Az előző hónapokban több felkérést is kaptam, ahol erre volt szükség. Vezetőként rendszeresen kerülünk olyan helyzetbe, ahol döntenünk kell: merre haladjunk tovább, milyen lépéseket tegyünk? A jó hírem, hogy te is képes vagy rá. Ha te vezeted ezt a beszélgetést vezetőként vagy facilitátorként, van néhány egyszerű eszköz, amivel az üres laptól egészen a közös döntésig juthattok – méghozzá rövid idő alatt. Megnézzük, hogyan.
1. Oké, ha nem tudod, mi jön ezután
Kezdjük rögtön egy kis bátorítással – ha ezt megérted, sokkal magabiztosabban facilitálod a beszélgetést. Teljesen oké, ha egy helyzetben fogalmad sincs, mi a következő lépés. Kezdő vezetőként az a benyomásunk lehet, hogy körülöttünk mindenki pontosan tudja, hogy mit és miért csinál. A főnökünk lejön és elmondja, milyen tervei vannak, és hogy téged bíz meg, hogy végrehajtsd azt.
Miközben a cég (azaz annak vezetői) legtöbbször tudják, hogy „merre tartanak”, ez nem azt jelenti, hogy BIZTOSAK ABBAN, hogy jó irányba tartanak. Biztos lehetsz benne, hogy bármilyen magabiztos jóslatot is hallasz a jövőről, a felsőbb vezetők sem TUDJÁK, hogy mit hoz a jövő. (Épp ezért terjedt el a mondás: „A jövőt úgy lehet a legjobban megjósolni, ha mi magunk hozzuk létre azt.")
A vezetőid nem tudják, hogy mi fog történni. Nem tudják, hogy a versenytársak mit tesznek majd. Nem tudják, hogy a gazdaság hogyan fogja befolyásolni a céget. Nem tudják, hogy az új termék sikeres lesz-e, és hogy szükség lesz-e 10 új ügyfélszolgálatos kollégára.
Azért fontos, hogy megértsd mindezt, mert enélkül bénító lehet a gondolat: „Hogyan készítsek tervet, ha azt sem tudom, mi fog történni? Most tényleg azt várjátok tőlem, hogy döntést hozzak egy olyan jövő kapcsán, amiben minden bizonytalan?” Ahogyan haladsz előre a karrieredben, egyre több és több ilyen helyzettel találkozol majd. Ez pedig magabiztosságot követel.
Emlékezz rá: amikor elönt ez az érzés, hogy nem tudod, mi következik, de tervezned kell, döntéseket kell hoznod, és kockázatokat kezelned, amikor félsz attól, hogy tévedsz, szóval mindez NORMÁLIS. Amikor valakin azt látod, hogy „ő tudja, mi jön”, valójában azt látod, hogy magabiztos. De NEM tudja.
Ez a magabiztosság azért is hasznos, mert nem fogod halasztani a döntést és a tervezést pusztán azért, mert „nem látod a jövőt”. Logikusnak tűnik, hogy újabb és újabb információkat gyűjts, hogy jobban megértsd a jövőt, de a legtöbbször ez rengeteg időt visz el. A csoport tagjai talán ragaszkodnak ehhez, mert bizonyosságot várnak: hogy BIZTOSAN jó lesz, amit terveztek, és nem fogadnak el SEMMILYEN kockázatot. Ennek időnként van haszna (amikor visszafordíthatatlan döntéseket hozol), de ha egy bizonytalan jövő kapcsán tervezel, valószínűleg mindent tudtok, ami az első döntéshez kell. Ha nem döntesz, akkor a többiek nem látnak majd vezetőnek.
Tehát: milyen eszközök segítenek abban, hogy eredményes legyél, még akkor is, ha bizonytalan vagy?
2. Kezdj brainstorminggal
Amikor ki kell találnod, hogy mit kezdj egy bizonytalan helyzettel, vond be az egész csapatot az ötletelésbe. A 16. adásban részletesen beszéltünk arról, hogy hogyan csináld, most pedig nézzük végig, hogyan vezetnéd végig a csoportot egy ilyen folyamaton. Mit tennél facilitátorként?
Tegyük fel, hogy a szervezeted terhelése a következő évben háromszorosára növekszik. Ehhez képest csak minimálisan több embert kaptok a feladatra, de ki kell találnunk, hogyan végezzük el a munkánkat olyan jól, amennyire csak lehet. Nem tudjuk, hogy mikor jön a növekedés, és azt sem, hogy ez folyamatosan, vagy egyszerre történik-e.
Még ha te is vagy a csapat vezetője, az ötleteid valószínűleg közelében sincsenek annak, amit a csapatod szeretne tenni. Ha mi sem vagyunk biztosak a dolgunkban, mégis javaslatokkal állunk elő, nem lesz ellenállás a csapat részéről? Így lesz egy bizonytalan tervünk, amit még gyengén is hajtanak végre. Nem fogadnék arra, hogy sikeresek lesztek.
Tehát bevonjuk a csapatot. Arra kérünk mindenkit, hogy járuljanak hozzá ötletekkel a megoldáshoz. Ezt nevezzük brainstormingnak. Ha egyszerűen csak „ötleteket kérnénk”, valószínűleg mindenki attól félne, hogy butaságot mond. „Luca, te mit gondolsz?” – kérdezed, és Luca összehúzza magát a székben. Azt gondolja, hogy „A JÓ” megoldást keresed, nem csak egy ötletet. Nem ez az út a kreativitáshoz.
Amikor azonban azt mondjuk: „brainstorming”, a legtöbben sokkal nyitottabban hoznak ötleteket. Mintha megszűnne a nyomás, hogy „A JÓ” megoldást keressük. SOK megoldást keresünk, nem JÓ megoldásokat. Ez csökkenti a nyomást. Nem azt kérdezzük: „Hogyan fogjuk megoldani ezt a problémát?”, hanem azt: „Milyen lépésekről gondoljátok, hogy segítHETNEK megoldani ezt a problémát?” Az első kérdés bezár, a második kérdés kinyit. A brainstorming célja, hogy NAGY MENNYISÉGŰ ötlettel álljanak elő, függetlenül azok minőségétől.
(Sokan kritizálják a brainstormingot, mondván: „Aki könnyebben gondolkodik, aki könnyen megszólal, annak az ötletei számítanak – a többieké nem!” Ez igaz lenne egy rosszul kivitelezett brainstormingra. Semmi nem akadályoz meg abban, hogy előre bejelentsd, hogy milyen témáról fogtok ötletelni, ahogy az sem, hogy külön-külön is beszélj a résztvevőkkel, akár a találkozó előtt, akár után. Javasoljuk, hogy adj időt a résztvevőknek, hogy előre gondolkozzanak a lehetséges megoldásokon.)
Amikor megkezdődik az ötletelés, állj ki a csoport elé és mondd: „Ez egy érdekes probléma. Talán egyikünk sem találkozott hasonlóval. Ötleteljünk most 5-10 percet a lehetséges megoldásokról.” (Egy tízfős csoportnak bőven elég 10 perc.)
Nem javasoljuk, hogy elmondd, mit kezdesz ezután az ötletekkel. Egyelőre bőven elég, ha annyit tudnak: hozzák be az ötleteiket. Nem minőséget, hanem mennyiséget keresünk, így nem kell tudniuk, hogy ezután hogyan választjuk ki a legjobb ötleteket. Ha most elmondod, hogyan zajlik a döntés, nem bíznak majd a folyamatban: még semmi nincs a kezükben, és túlságosan korlátozni fogja őket a gondolkodásban.
A brainstorming végén azonban rájönnek, hogy már 20-30 ötletük van, és néhány közülük egész jó. Az első lépést sikerrel vettük, és készen állnak arra, hogy tovább vezesd őket facilitátorként.
3. Rögzítsd vizuálisan az ötleteket
Ha szeretnéd egy csoport energiáját fenntartani, akkor az egyik legjobb módszer, ha mindenki számára látható helyen rögzíted a résztvevők ötleteit és gondolatait.
Ha egy személy jegyzetel, akkor a jegyzetek rejtve maradnak. Nem látják, nem tudják mozgatni őket, nem tudnak utalni rájuk, talán nem is emlékeznek néhányra. Nem tudják összekapcsolni az ötleteket, és néhányat talán hibásan ír le. A jegyzetelő személy ráadásul nem tud hozzáadni a beszélgetéshez. Ezután elkezditek javítani a listát, ami kinyírja a csoport energiáját. És végül: egy listányi ötlet nem túl hasznos, ha a végén szavazni kell majd.
Szóval, használj egy táblát, egy (vagy több) nagy méretű papírt, és / vagy post-it cetliket. Amikor egy új ötlet érkezik, írd fel. Ismételd meg, amikor felírod, hogy biztosan jól írtad-e, és győződj meg arról, hogy mindenki hallotta. (Mivel megismétled az ötletet, olyan érzés lesz, mintha valójában két ötlet hangzott volna el.)
Bátorítsd a résztvevőket, reagálj pozitívan minden egyes ötletre. „Nagyszerű!” „Szuper!” „Ez kiváló, Ádám!” „Igen, pont erre gondoltam!” „Hú, ez tetszik!” Sokkal több ötletet kapsz ilyen módon.
Amikor ez az energia kezd elhalni, akkor ideje, hogy lezárjuk a jegyzetelést.
4. Oszd meg az eredményeket
Van egy nagy rakás ötletünk. Még ne kezdjetek a döntésbe! Menj végig még egyszer minden egyes elemen. Ismételd el őket egyenként. Ha magabiztosnak érzed magad, egészítsd ki egy kicsit, kapcsold össze más elemekkel a listán. Vagy emeld ki, hogy ez kapcsolódik valamelyik erősségünkhöz.
Lehet, hogy néhány ötlet ismétlődni fog, vagy könnyen össze lehet vonni őket. Észre fogod venni, miközben olvasod az ötleteket. Ilyenkor kérdezz rá: „Mit szólnátok, ha ezt a kettőt összevonnánk?” „Ez a kettő elég közel áll egymáshoz, mi lenne, ha az egyiket kiszednénk, és/vagy kiegészítenénk a másikat, hogy ezt is tartalmazza?”
A lényeg, hogy ezeket ne önhatalmúlag tedd meg: tegyél javaslatot a csoportnak, és kérj tőlük ajánlást. Ez akkor is így van, ha te vagy a csapat főnöke. Ebben a szerepben a csapatot támogatod. Ez az ő listájuk. Végül úgyis ők végzik majd a munkát: ne próbáld meg felülírni az ötleteiket vagy döntéseket hozni helyettük.
Ha kezdő facilitátor vagy, ne félve olvasd végig a listát. Olvasd el úgy, mint aki motiválni akarja a többieket, hogy EZ AZ ÖTLET a legjobb! Tartsd magasan az energiád. Maradj pozitív.
5. Szavazzatok – mindenkinek több szavazattal
Ez az eszköz kevésbé ismert, mint a brainstorming, de nagyon jól működik. Az előző 15 percben a csoport a segítségeddel a semmiből létrehozott valamit – és nagy eséllyel követ téged a következő pontra. Egy tervet hoztok létre. Mit teszünk? Mindenki kap néhány szavazatot, amelyet felhasználhat a táblán található ötletekre. 3 szavazat az esetek többségében elég. Ne csak 1-2 szavazatot adj: túlságosan korlátozónak érződik. Ha csak 1-2-t adsz, sokakban ellenállást váltasz ki. „Nincs EGY jó ötlet, több is van.”
Ne adj túl sokat (5+), mert hosszú ideig tart majd a számolás, és nem lesz jobb a döntés a háromhoz képest.
Szóval, megvan a listánk. Fenn van a táblán, ugyanabban a formában, mint ahogyan felírtuk. Emlékeztetheted őket a kiváló munkára, amit végeztek. Ezután jön a következő lépés: „Oké, szóval itt egy csomó jó ötlet, mind jó a maga módján, érdekes, kreatív. A következő fogjuk tenni. Megnézzük, mit gondol a csoport ezekről az ötletekről. Megnézzük, hogy ki hova fektetne energiát. Arra kérlek, hogy állj fel és fogj egy tollat / filcet. Gyere ide a táblához, és húzz egy vonalat ahhoz a három ötlethez, amit a legjobbnak találsz a táblán. Melyik ötletek segítenek leginkább a megnőtt munkamennyiség kezelésében?”
Nem kell sietniük. Alaposan olvassák végig a listát, és gondolják végig, melyiket látják a legjobbnak. Amelyiket a TOP3-ba tennék, oda húzzanak egy jelzést. Ha készen vannak, foglaljanak helyet. Ha csak facilitálsz, kérd meg a vezetőt, hogy csak a vége felé (nem feltétlenül utolsóként) szavazzon. Semmiképp ne elsőként!
6. Kérj szóbeli elköteleződést az eredmények mellett
Az utolsó lépésben megszámoljuk a szavazatokat. Ha 10-en vagyunk, akkor 30 szavazatot keresünk – ha néhánnyal kevesebb van, az sem gond. Csak akkor kezdj el aggódni, ha 6-8-cal több szavazat van ennél… Időnként megtörténik.
Induljunk el a listán, és olvassuk fel hangosan az ötletet, majd mondjuk utána, hogy mennyi szavazatot kapott.
Szerezzünk egy recruitert, 1 szavazat.
Automatizáljuk a tesztelési folyamatot, 4 szavazat.
Miközben ezt tesszük, húzzuk át a vonalakat, és írjuk a szavazatok számát arab számmal az ötlet neve mellé. Miután végigmentünk a listán, egyértelmű lesz, hogy melyik ötletek győztek. Szinte minden esetben lesz 2-3-4 ötlet, amely KIEMELKEDIK a többi közül. A legtöbb ötlet egyetlen szavazatot sem kap. Néhány ötletnél 1 szavazat van, pár másiknál pedig 2.
Ha ez megtörtént, erősíts rá szóban arra, hogy melyik irányok nyertek. A záró lépés pedig: ki csinál mit és mikorra? Melyek lesznek az első lépések, amely irányba elindulunk, mikor történnek meg, és ki felel értük? Javasoljuk, hogy a lehető legkisebb, konkrét, kézzelfogható lépéssel indulj el mielőbb, akár már aznap. Nem kell elköteleződni az ötlet mellett: de induljatok el a megvalósítás felé, ahol látszik, hogy milyen előnyökkel és nehézségekkel jár az ötlet! Így gyorsabban haladtok, mintha még hetekig vitáznátok elméleti kérdésekről.
45 perc: ennyi idő kellett ahhoz, hogy a semmiből és a tanácstalanságból egy tervkezdemény jöjjön létre. A kezdeti bizonytalanságot határozottság és jó érzés váltja fel. Te is képes vagy rá, tudsz facilitálni egy ilyen megbeszélést, ha szükség van rá. Sok sikert az ötleteléshez és a végrehajtáshoz!
Share this post