Az egyik legnépszerűbb adásunk a kapcsolatrendszered kiépítéséről (networkingről) szólt, és ennek jó oka van. Minél magasabb pozícióban, minél nagyobb szervezetben dolgozol, annál inkább a kapcsolataid erején múlik, hogy mit tudsz elérni a munkádban. Ez igaz a szervezeten kívül is: beszállítók, partnerek, alvállalkozók és ügyfelek között. Ha eredményes vagy, mostanra kialakult egy erős kapcsolatrendszered, és tudatosan dolgozol rajta. Vezetőként azonban így még csak félúton járunk: a csapattagjaink kapcsolatrendszere legalább ugyanilyen fontos! Ha a napi munkájukhoz vagy egy újonnan delegált feladathoz együtt kell működniük más osztályokkal, akkor fel kell készítened őket erre – és bevezetni őket a saját kapcsolatrendszeredbe.
Ebben az adásban elmondjuk:
miért segítsd a csapattagjaidat a saját kapcsolatrendszerük felépítésében;
hogyan vezesd be őket a saját networködbe;
hogyan készítsd fel őket a külső szervezetekkel való együttműködésre;
hogyan ellenőrizd a teljesítményüket a külső kapcsolatok terén;
és mi a te feladatod menedzserként ezekben a kapcsolatokban.
Miért fontos a csapattagjaid networkje?
Beszéljünk először a miértről: miért fontos ez a téma? Miért fontos, hogy a csapattagjaid jó kapcsolatokkal rendelkezzenek a társosztályokon, a partnereknél, ügyfeleknél, beszállítóknál? Különösen akkor, ha neked már így is elég erős kapcsolataid vannak velük: csak egy hívás, és bármit elintézel. Ennek számos oka van.
1. Amint megpróbálsz delegálni egy feladatot, rájössz, hogy szükségük van a kapcsolatokra. A leggyakrabban ez a téma a delegálás során (vagy épp a nem delegálás során) merül fel: „Nem ismer ott senkit! Hogy bíznám rá ezt a feladatot?” A delegálás része, hogy a feladat elvégzése teljes egészében átkerül a kollégádhoz: legyen szó egy jelentésről, egy meetingről, egy árajánlat elkészítéséről, egy tervezési munkáról, vagy egy projektről. Ha a feladatot csak akkor tudja elvégezni, ha közben te használod a kapcsolatrendszeredet (értsd: neked kell áttelefonálni hozzájuk, mert nem készülnek el időre), akkor nem tudtad a feladat egészét delegálni.
Ami azonban még gyakrabban megtörténik: a kapcsolati hiányosságok miatt meg sem próbáljuk delegálni az adott feladatot. „Ezt csak én tudom megcsinálni, én ismerem ott Emesét.” Lehet, hogy ez bizonyos feladatoknál így van (nem is javasoljuk, hogy kritikus fontosságú feladatokat delegálj a csapattagodnak, aki nem ismer ott senkit), de igaz ez a legutolsó meetingre, egyeztetésre is? Valószínűleg nem.
2. A napi munkájukhoz van szükségük aktív kapcsolatokra. Lehet, hogy egy új kolléga érkezik a csapatodba, aki nem ismer senkit a cégben. Ugyanazt csinálja majd, mint a többi munkatársad, de ők már évek óta ott vannak. A te (és kollégáid) feladata, hogy az onboarding során meggyorsítsd a kapcsolatépítést. Az is lehet, hogy már régi kollégáról van szó, de változik a feladatköre, vagy kap egy csapatokon átívelő projektet. Miért kellene végignéznünk, ahogyan csetlik-botlik az első hetekben a kapcsolatokon?
3. Utánpótlás-tervezés, helyettesíthetőség, előléptethető kollégák. Mind az utánpótlás-tervezés, mind a szabadság kapcsán említettük a kapcsolatok fontosságát. Itt egy részlet az adásból:
„Technikailag képes ellátni egy magasabb pozíciót – azonban ott már nemcsak szakértelemre, hanem erős kapcsolati hálóra is szüksége van. Ez gyakran történik meg, amikor szakemberből valakit vezetőnek neveznek ki, anélkül, hogy bármilyen kapcsolati hálóval rendelkezne. Igen, már azelőtt is dolgozhat a kapcsolati hálóján, hogy kineveznék. Kivel kell majd együttműködnie? Velük milyen a kapcsolata? Bíznak benne? Tartoznak neki szívességekkel? Ismerik őt egyáltalán? Alkalmas és nyitott egyáltalán arra, hogy együtt dolgozzon velük?”
4. Autonómia. Ha nem kell rád hagyatkoznia ahhoz, hogy egy ügyféllel beszéljen, akkor nagyobb autonómiája van a feladataihoz, értelmesebbnek láthatja a munkáját, és nem rabolta az idődet. (Minden, amit te csinálsz, pedig megcsinálhatná ő is, számodra veszteség!)
Remélem, mostanra sikerült meggyőznünk: most nézzük meg, hogyan induljunk el!
Kapcsolatépítés feladatokon keresztül: bízd rá a kapcsolati terv elkészítését
Talán ez az adás legfontosabb része. Amikor egy feladatot szeretnél delegálni, de a csapattagodnál hiányoznak ehhez kapcsolatok, kétféle megoldást választhatsz:
Először elkezditek felépíteni a csapattagod kapcsolati hálóját ÉS UTÁNA delegálod a feladatot.
Delegálod a feladatot ÉS EKÖZBEN kezditek felépíteni a csapattagod kapcsolati hálóját.
Mindig a második megoldást válaszd! A munkahelyen a kapcsolatépítés legtöbbször feladatokhoz kapcsolódik. Együtt dolgozunk valakivel egy feladaton, közös meetingen veszünk részt, egy projekten dolgozunk. Gondolj bele: a legtöbbször azokkal a legszorosabb a kapcsolatod, akivel napi szinten együtt dolgozol! Ha szeretnéd felkészíteni a csapattagodat arra, hogy a beszerzési osztályon jó kapcsolata alakuljon ki Attilával, akkor a leggyorsabb módszer, ha feladatokat adsz neki, amelyekben együtt kell dolgoznia Attilával. Adsz egy apropót a kapcsolatfelvételre. Ezek lehetnek kezdetben kis, akár tét nélküli feladatok is: egy meetingen való részvétel, egy előmelegített meeting, ahol Attila véleményét is kikéri, vagy bármilyen közös munka.
Tehát nem „elméletben” és légüres térben építünk kapcsolatot, hogy aztán „majd egyszer, ha alkalmas lesz rá”, akkor delegáljuk neki a feladatot. Nem: bedobjuk őt a mélyvízbe, és ott tanul meg úszni.
Miután kiadtuk (vagy delegáltuk) neki a feladatot, és elmondtuk, hogy ehhez az ügyféllel, partnerrel, vagy társosztállyal együtt kell dolgoznia, bízzuk a csapattagra a kapcsolati terv elkészítését. Ez legyen a legelső feladat a projektben: kivel kell együtt dolgoznia ahhoz, hogy jól sikerüljön a feladata? Készítsen erről egy listát, méghozzá rövid időn belül (1 nap).
Valahogy így nézhet ki a beszélgetés: „Laci, kérlek, hogy készíts egy listát szerda délig azokról az emberekről, akivel együtt kell majd dolgoznod a feladat elvégzéséhez, és hogy mire lesz szükséged tőlük.”
Nem kell, hogy ez a lista teljes vagy tökéletes legyen. Ha mégis az: nagyszerű! Lehet, hogy új kolléga esetén itt csak feladatköröket, és nem konkrét személyeket látsz majd. Lehet, hogy egy-egy terület (pl. pénzügy) teljesen lemarad, mert nem gondolt rá. Ez mindegy: a lényeg, hogy rövid időn belül gondolja át a feladat / projekt ezen oldalát. Így ugyanis látod, hogy jelenleg hogyan néz ki a networkjük, és ők is a saját kapcsolataik szemszögéből tudják átgondolni a feladatot. Másrészt, ezzel tanítod őket arra, hogy hogyan lássanak neki egy hasonló feladat megoldásának a jövőben.
Ha elkészült a lista, nézd át és egészítsd ki. Ha kevésbé tapasztalt személyekről van szó, akkor egyszerűen azt írd fel, hogy kivel beszéljen az új helyen első körben. Ha tapasztaltabb kollégákról (esetleg menedzserekről) van szó, akkor végigvezetheted őket a teljes láncon: kinél induljanak, kivel beszéljenek még, és végül ki hozza majd a döntést? Ha egy-egy terület lemaradt, vagy az adott szakterülethez / partnerhez nem írt konkrét személyt, akkor írd hozzá te magad. Nem szeretnénk, ha a kollégánk megbukna, de nem szeretnénk helyette gondolkodni sem. Megnézzük, meddig jut segítség nélkül – és ezután segítünk.
Vezesd be a kapcsolatrendszeredbe
Miután elkészült a terv és eldöntöttétek, hogy melyik területen kivel fog elindulni, vezesd be őt a saját aktív kapcsolatrendszeredbe. Ennek legszebb példáját Jack Welch életében láttam, amikor eldőlt, hogy ő lesz a GE következő vezérigazgatója. Welch elődjének legelső dolga az volt, hogy összehívott egy nagy házibulit, és órákon át mást sem tett, mint végigvezette Welch-t a GE legfontosabb partnerein, részvényesein, és a politikai döntéshozókon. Annak ellenére, hogy Welch kiterjedt kapcsolati hálóval rendelkezett, ezekhez a kapcsolatokhoz nem volt hozzáférése. Mi is ezt tesszük – kicsiben. Itt az ideje, hogy használd a kapcsolati tőkédet és meggyorsítsd a csapattagjaid indulását.
Hogyan? Egy egyszerű e-maillel vagy (ritkább esetben) telefonhívással. E-mailben ez valahogy így néz ki:
Szia Marci!
Remélem, jól vagy :) (Marci I stílusú.) Egy kollégám, Krisztina, a következő napokban megkeres majd, hogy összegyűjtse az igényeket az új irodabútorok beszerzéséhez. Nagyra értékelném, ha szánnátok rá néhány órát a következő héten. Bízom benne, hogy jól tudtok majd együtt dolgozni és segítségetekre lesz. Ha bármiben tudok segíteni, akár én, akár Krisztina, kérlek, jelezd.
Szép napot,
Peti
A legtöbbször azt javasoljuk, hogy ne tedd rá másolatban a kollégádat: építsen saját kommunikációt, saját kapcsolatot, ne a te kapcsolatodra támaszkodjon a jövőben. Lehet, hogy egyes esetekben ez telefonhívás lesz (viselkedési stílustól és a téma fontosságától függ).
Ha nincs olyan kapcsolatod, hogy egy ilyen levelet meg tudj írni, akkor zárd be ezt az adást, és először dolgozz a saját networködön.
Készítsd fel őket a kapcsolatépítésre
Másokat bevezetni a networködbe igazán kockázatos lépés: ha rosszul teljesítenek, illetlenek, nem tartják a szavukat, indulatosak, az rád vet rossz fényt. Épp ezért fontos, hogy elmondjuk, mit várunk tőlük ezen a téren.
Egyrészt, küldj neki egy meghívót ide kattintva az Onlife Körhöz egyhavi ajándék tagsággal és kérd meg, hogy olvassa el / hallgassa meg a networkingről szóló sorozatot. Másrészt, mondd el azokat az alapelveket, amelyekhez tartania kell magát. Például:
Legyen pontos, kommunikáljon higgadtan, profin és sokat: ne gondolja, hogy attól, hogy egyszer elmondta a kérését, a többiek megjegyezték azt. Ne próbáljon meg erőből kommunikálni, és ne használja a te hatalmadat ezekben a kapcsolatokban: meg kell győznie őket az együttműködésről. Tartson téged is képben: nem kell minden levélre rátennie, de egészen addig, amíg nem jelzel másképp, jelezzen minden fejleményről.
Adj neki személyre szabott tanácsokat: ki mit szeret / nem szeret? Kinek milyen kényes pontjai, jó vagy rossz szokásai vannak? Kinél mi működik, mire figyeljen oda? Adj használati útmutatót a kapcsolatrendszeredhez. Ehhez használhatod a DiSC-sorozatot is.
Kérj visszajelzést a kapcsolati hálódtól
Keresd meg bátran a kapcsolati hálód tagjait a kapcsolatfelvétel után, és az együttműködés során, és érdeklődj tőlük. Mi ment jól? Mi nem ment jól? Hogyan működnek együtt? Milyen benyomást keltett a kollégád? Bármilyen visszajelzést kapsz, ha az viselkedés alapú, bátran add tovább a kollégádnak a visszajelzési modell alapján (lásd: Az eredményes menedzser c. könyv). Kérdezd ki a kollégádat is: hogyan értékeli a kapcsolatfelvételt? Milyen kihívásai, nehézségei, sikerei vannak az új kapcsolatokkal?
Ezekből a jelzésekből látod, hogy hogyan halad a saját kapcsolati hálójának felépítésével, erősítésével. Látod, hogy hol vannak fejlesztési területek, erősségek, és milyen potenciál van benne. Ezt az információt használhatod a fejlesztésben, vagy az utánpótlás-tervezésben is.
A te feladatod az, hogy
építsd a saját kapcsolataidat és
támogasd a csapattagodat.
Nem az, hogy közvetíts, hogy „helyette” próbálj kapcsolatokat építeni, vagy hogy a nehéz helyzeteket te oldd meg helyette. A feladatod, hogy segítsd, hogy ő alkalmassá váljon minderre. Semmi bonyolult, szinte zavarba ejtően egyszerű mindez. Mégis kevés menedzser csinálja. Tartozz te is a kevesek közé.
Mindez videós formában:
A fenti jegyzet és hanganyag saját, személyes, nemkereskedelmi felhasználásra készült. Bármilyen módon történő újraközlése vagy megosztása (részben vagy egészben) az Onlife írásos engedélyéhez kötött. Ha bármilyen módon szeretnéd belső vagy külső tananyagként, képzési anyagként felhasználni, vedd fel a kapcsolatot velünk a hello@onlife.academy címen vagy vásárolj csoportos előfizetést itt. Ha előfizetést ajándékoznál, ide kattintva teheted meg.
Köszönjük, hogy Kör-tagságodat saját célra használod, és ezzel segíted, hogy újabb és újabb vezetői tananyagokat készítsünk.
Hogyan vezesd be a csapattagjaidat a networködbe és készítsd fel őket a csapaton átívelő feladatokra? (#148)